Privacyverklaring - LabelFlow (10 mei 2026)

1. Inleiding

1.1. LabelFlow respecteert de privacy van haar gebruikers en behandelt persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.

1.2. In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens LabelFlow verwerkt, waarom wij dat doen, op welke grondslag, met wie gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang gegevens worden bewaard en welke rechten betrokkenen hebben.

1.3. Deze Privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van de website, de webapplicatie, de mobiele app en eventuele aanvullende diensten van LabelFlow.

2. Definities

In deze Privacyverklaring wordt verstaan onder:

LabelFlow

LabelFlow, gevestigd te Wijdewormer, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97065455.

Applicatie

de door LabelFlow aangeboden softwaretoepassing, waaronder de webapplicatie, mobiele app en eventuele aanvullende digitale diensten.

Dienst

het geheel van functionaliteiten dat LabelFlow via de Applicatie aanbiedt, waaronder het verzamelen, verwerken en exporteren van gegevens ten behoeve van energielabeldossiers.

Gebruiker

iedere zakelijke klant, organisatie, medewerker, energieadviseur, EPA-adviseur of andere geautoriseerde professional die gebruikmaakt van de Applicatie.

Dossier

een dossier binnen de Applicatie waarin gegevens worden verzameld, verwerkt en geëxporteerd ten behoeve van een energielabelproces.

Persoonsgegevens

alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Verwerking

iedere handeling met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder verzamelen, vastleggen, opslaan, wijzigen, raadplegen, gebruiken, delen, exporteren of verwijderen.

3. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

3.1. Voor persoonsgegevens die LabelFlow verwerkt voor eigen bedrijfsdoeleinden, zoals contactaanvragen, accounts, facturatie, beveiliging, administratie, productverbetering en communicatie, is LabelFlow verwerkingsverantwoordelijke.

3.2. Voor persoonsgegevens die een Gebruiker of organisatie invoert, uploadt of verwerkt in een Dossier, kan LabelFlow optreden als verwerker namens de betreffende Gebruiker of organisatie. In dat geval bepaalt de Gebruiker of organisatie het doel en de middelen van de verwerking.

3.3. Indien LabelFlow persoonsgegevens verwerkt als verwerker, sluiten partijen waar nodig een verwerkersovereenkomst.

3.4. De Gebruiker of organisatie is zelf verantwoordelijk voor de rechtmatige verwerking van persoonsgegevens die via de Applicatie worden ingevoerd, geüpload of verwerkt, waaronder het informeren van betrokkenen en het hebben van een geldige grondslag.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

4.1. Afhankelijk van het gebruik van de website, Applicatie en Dienst kan LabelFlow de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

contact- en accountgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functie, rol, gebruikersaccount, inloggegevens en communicatievoorkeuren;
bedrijfs- en facturatiegegevens, zoals bedrijfsnaam, KvK-nummer, factuuradres, btw-gegevens, betaalmethode, betaalstatus, mandaatgegevens en transactiegegevens;
gegevens voor demo-aanvragen, contactformulieren en commerciële opvolging, zoals naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, functie, berichtinhoud en datum van aanvraag;
gegevens binnen Dossiers, zoals adresgegevens, BAG-gegevens, woningkenmerken, foto’s, scans, meetgegevens, plattegronden, notities, exportbestanden, dossierstatussen, timestamps en gebruikershandelingen;
technische en gebruiksgegevens, zoals IP-adres, apparaat- en browserinformatie, besturingssysteem, appversie, logbestanden, foutmeldingen, sessiegegevens en geanonimiseerde of geaggregeerde gebruiksstatistieken;
ondersteunings- en communicatiegegevens, zoals e-mails, supportverzoeken, feedback, gespreksnotities en correspondentie met LabelFlow.

4.2. De Applicatie is bedoeld voor zakelijk gebruik door energieadviseurs en organisaties. LabelFlow vraagt Gebruikers om niet meer persoonsgegevens in te voeren of te uploaden dan noodzakelijk is voor het beoogde gebruik van de Dienst.

5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

5.1. LabelFlow verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts;
het leveren, onderhouden en verbeteren van de Applicatie en Dienst;
het ondersteunen van Gebruikers bij woningopnames, dossieropbouw, scan- en fotoregistratie, BAG-uitlezing, plattegronden en export naar externe software;
het verwerken en beheren van demo-aanvragen, contactverzoeken en commerciële communicatie;
het uitvoeren van facturatie, betalingen, administratie en incasso;
het beveiligen van de Applicatie, het voorkomen van misbruik en het oplossen van technische problemen;
het analyseren van gebruik om inzicht te krijgen in de doelgroep en de Dienst te verbeteren;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten;
het behandelen van vragen, klachten, supportverzoeken en rechtenverzoeken.

6. Grondslagen voor verwerking

6.1. LabelFlow verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan verwerking plaatsvinden op basis van:

uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld voor het leveren van de Applicatie, accountbeheer, support en facturatie;
wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor fiscale administratie en bewaarplichten;
gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor beveiliging, fraudepreventie, verbetering van de Dienst, zakelijke communicatie en analyse van gebruik;
toestemming, bijvoorbeeld wanneer toestemming vereist is voor bepaalde cookies, tracking of specifieke vormen van communicatie.

6.2. Wanneer verwerking plaatsvindt op basis van toestemming, kan deze toestemming te allen tijde worden ingetrokken. Intrekking heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

7. Dossiergegevens en rolverdeling

7.1. Dossiergegevens kunnen informatie bevatten over woningen, adressen, foto’s, scans, meetgegevens en andere gegevens die relevant zijn voor het energielabelproces.

7.2. Voor zover Dossiergegevens persoonsgegevens bevatten, verwerkt LabelFlow deze gegevens in veel gevallen ten behoeve van de Gebruiker of organisatie. De Gebruiker of organisatie blijft dan verantwoordelijk voor de rechtmatige verwerking van deze persoonsgegevens.

7.3. LabelFlow gebruikt Dossiergegevens niet voor andere doeleinden dan het leveren, beveiligen, ondersteunen en verbeteren van de Dienst, tenzij daarvoor een afzonderlijke grondslag bestaat of de gegevens zijn geanonimiseerd of geaggregeerd.

7.4. De Gebruiker garandeert dat hij bevoegd is om de betreffende Dossiergegevens, waaronder eventuele persoonsgegevens, via de Applicatie te verwerken.

8. Met wie delen wij persoonsgegevens?

8.1. LabelFlow verkoopt persoonsgegevens nooit aan derden.

8.2. Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen binnen LabelFlow voor zover dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.

8.3. LabelFlow kan persoonsgegevens delen met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners die nodig zijn voor het leveren van de Dienst, zoals hostingproviders, cloudopslagdiensten, betaaldienstverleners, authenticatiediensten, e-maildiensten, analyticsdiensten, supporttools, administratie- en boekhoudsystemen en technische ontwikkelpartners.

8.4. Wanneer deze partijen persoonsgegevens verwerken namens LabelFlow, maakt LabelFlow passende afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking van persoonsgegevens.

8.5. LabelFlow kan persoonsgegevens delen met overheidsinstanties, toezichthouders, rechterlijke instanties of andere derden indien dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is ter bescherming van rechten, veiligheid of belangen van LabelFlow, Gebruikers of derden.

9. Betalingen

9.1. Betalingen kunnen worden verwerkt via een externe betaaldienstverlener, zoals Mollie B.V.

9.2. LabelFlow verwerkt betaalgegevens voor facturatie, incasso, betalingscontrole, administratie en ondersteuning.

9.3. LabelFlow bewaart geen volledige betaalkaartgegevens. Gegevens die nodig zijn voor betaalverwerking, mandaten en betaalstatussen worden verwerkt voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en wettelijke administratie.

10. Cookies, analytics en websitegebruik

10.1. LabelFlow kan gebruikmaken van cookies of vergelijkbare technieken om de website en Applicatie goed te laten functioneren, beveiliging te ondersteunen, gebruik te analyseren en de dienstverlening te verbeteren.

10.2. Voor cookies of tracking waarvoor toestemming vereist is, vraagt LabelFlow vooraf toestemming voor zover wettelijk verplicht.

10.3. Waar mogelijk gebruikt LabelFlow geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens voor analyse en verbetering van de Dienst.

11. Bewaartermijnen

11.1. LabelFlow bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor het afhandelen van geschillen, administratie of beveiliging.

11.2. Accountgegevens worden in beginsel bewaard zolang het account actief is of zolang dit nodig is voor dienstverlening, administratie en eventuele juridische verplichtingen.

11.3. Facturatie- en administratiegegevens worden bewaard gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn.

11.4. Dossiergegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor het leveren van de Dienst, de overeenkomst met de Gebruiker of organisatie, ondersteuning, beveiliging en eventuele overeengekomen bewaartermijnen.

11.5. Gegevens uit demo-aanvragen en contactformulieren worden bewaard zolang nodig is voor opvolging, relatiebeheer en commerciële communicatie, tenzij eerder om verwijdering wordt verzocht of een langere bewaartermijn noodzakelijk is.

11.6. Technische loggegevens worden bewaard zolang dit redelijkerwijs nodig is voor beveiliging, foutopsporing, misbruikpreventie en verbetering van de Dienst.

12. Beveiliging

12.1. LabelFlow neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.

12.2. Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit beveiligde verbindingen, toegangsbeheer, autorisaties, logging, monitoring, back-ups, versleuteling waar passend en beperking van toegang tot geautoriseerde personen.

12.3. Ondanks deze maatregelen kan LabelFlow niet garanderen dat beveiliging absoluut is. De Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik van accounts, wachtwoorden, apparaten en toegangsrechten binnen de eigen organisatie.

13. Internationale doorgifte

13.1. LabelFlow streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk te verwerken binnen de Europese Economische Ruimte.

13.2. Indien persoonsgegevens worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, zorgt LabelFlow voor passende waarborgen voor zover vereist onder de AVG, zoals standaardcontractbepalingen of andere toegestane doorgiftemechanismen.

14. Rechten van betrokkenen

14.1. Betrokkenen hebben, voor zover van toepassing onder de AVG, de volgende rechten:

recht op inzage in persoonsgegevens;
recht op correctie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
recht op verwijdering van persoonsgegevens;
recht op beperking van de verwerking;
recht op overdraagbaarheid van gegevens;
recht van bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
recht om toestemming in te trekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.

14.2. Een verzoek kan worden ingediend via info@labelflow.nl. LabelFlow kan vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te controleren.

14.3. Wanneer LabelFlow persoonsgegevens verwerkt als verwerker namens een Gebruiker of organisatie, kan LabelFlow het verzoek doorverwijzen naar de betreffende Gebruiker of organisatie, omdat deze partij verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek.

15. Klachten

15.1. Wie vragen of klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door LabelFlow, kan contact opnemen via info@labelflow.nl.

15.2. Betrokkenen hebben daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthouder.

16. Geen geautomatiseerde besluitvorming

16.1. LabelFlow gebruikt persoonsgegevens niet voor volledig geautomatiseerde besluitvorming waaraan voor betrokkenen rechtsgevolgen zijn verbonden of die hen op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen.

17. Wijzigingen in deze Privacyverklaring

17.1. LabelFlow kan deze Privacyverklaring wijzigen wanneer de Dienst, wetgeving of verwerking van persoonsgegevens verandert.

17.2. De meest recente versie is beschikbaar via de website en/of de Applicatie. Bij wezenlijke wijzigingen zal LabelFlow Gebruikers waar redelijkerwijs mogelijk informeren via de Applicatie, per e-mail of via de website.

17.3. Voortgezet gebruik van de Applicatie na publicatie van een gewijzigde Privacyverklaring betekent dat de Gebruiker kennis heeft kunnen nemen van de gewijzigde verklaring.

18. Contactgegevens