Privacyverklaring LabelFlow

1. Inleiding

1.1. LabelFlow respecteert de privacy van haar gebruikers en behandelt persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.

1.2. In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens LabelFlow verwerkt, waarom wij dat doen, op welke grondslag, met wie gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang gegevens worden bewaard en welke rechten betrokkenen hebben.

1.3. Deze Privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van de website, de webapplicatie, de mobiele app en eventuele aanvullende diensten van LabelFlow.

2. Definities

In deze Privacyverklaring wordt verstaan onder:

3. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

3.1. Voor persoonsgegevens die LabelFlow verwerkt voor eigen bedrijfsdoeleinden, zoals contactaanvragen, accounts, facturatie, beveiliging, administratie, productverbetering en communicatie, is LabelFlow verwerkingsverantwoordelijke.

3.2. Voor persoonsgegevens die een Gebruiker of organisatie invoert, uploadt of verwerkt in een Dossier, kan LabelFlow optreden als verwerker namens de betreffende Gebruiker of organisatie. In dat geval bepaalt de Gebruiker of organisatie het doel en de middelen van de verwerking.

3.3. Indien LabelFlow persoonsgegevens verwerkt als verwerker, sluiten partijen waar nodig een verwerkersovereenkomst.

3.4. De Gebruiker of organisatie is zelf verantwoordelijk voor de rechtmatige verwerking van persoonsgegevens die via de Applicatie worden ingevoerd, geüpload of verwerkt, waaronder het informeren van betrokkenen en het hebben van een geldige grondslag.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

4.1. Afhankelijk van het gebruik van de website, Applicatie en Dienst kan LabelFlow de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• contact- en accountgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functie, rol, gebruikersaccount, inloggegevens en communicatievoorkeuren;
• bedrijfs-, facturatie- en betaalgegevens, zoals bedrijfsnaam, KvK-nummer, factuuradres, factuur-e-mailadres, btw-gegevens, betaalmethode, betaalstatus, transactiegegevens en, als je automatische incasso instelt, je IBAN, de naam van de rekeninghouder en mandaatgegevens;
• gegevens voor demo-aanvragen, contactformulieren en commerciële opvolging, zoals naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, functie, berichtinhoud en datum van aanvraag;
• adresgegevens: het adres van de woning waarvoor je een Dossier aanmaakt, en het factuuradres van je organisatie;
• zoekopdrachten in de adreszoeker, zoals de postcode, het huisnummer of het adres dat je intypt om een woning te vinden;
• gegevens binnen Dossiers, zoals adresgegevens, BAG-gegevens, woningkenmerken, foto’s, scans, meetgegevens, plattegronden, notities, exportbestanden, dossierstatussen, timestamps en gebruikershandelingen;
• technische en gebruiksgegevens, zoals IP-adres, apparaat- en browserinformatie, besturingssysteem, appversie, logbestanden, foutmeldingen en sessiegegevens. Op de website gebruiken wij op dit moment geen analytische cookies of trackingcookies (zie artikel 10);
• ondersteunings- en communicatiegegevens (klantenservice), zoals e-mails, supportverzoeken, feedback die je in de app over een scan geeft, antwoorden op onze hulpmails, gespreksnotities en correspondentie met LabelFlow.

4.2. De Applicatie is bedoeld voor zakelijk gebruik door energieadviseurs en organisaties. LabelFlow vraagt Gebruikers om niet meer persoonsgegevens in te voeren of te uploaden dan noodzakelijk is voor het beoogde gebruik van de Dienst.

5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

5.1. LabelFlow verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts;
• het leveren, onderhouden en verbeteren van de Applicatie en Dienst;
• het ondersteunen van Gebruikers bij woningopnames, dossieropbouw, scan- en fotoregistratie, BAG-uitlezing, plattegronden en export naar externe software;
• het verwerken en beheren van demo-aanvragen, contactverzoeken en commerciële communicatie;
• het sturen van korte hulpmails over het gebruik van de Applicatie, bijvoorbeeld als je nog geen Dossier hebt aangemaakt, een Dossier nog op een scan wacht of een opname nog niet is geëxporteerd. Deze mails zijn bedoeld om je op weg te helpen en zijn geen nieuwsbrief of reclame;
• het vinden van het juiste adres en de bijbehorende BAG-gegevens als je een woning zoekt in de adreszoeker;
• het uitvoeren van facturatie, betalingen, administratie en incasso;
• het beveiligen van de Applicatie, het voorkomen van misbruik en het oplossen van technische problemen;
• het analyseren van het gebruik van de Applicatie (bijvoorbeeld hoeveel Dossiers worden aangemaakt en geëxporteerd) om de Dienst te verbeteren;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten;
• het behandelen van vragen, klachten, supportverzoeken en rechtenverzoeken.

6. Grondslagen voor verwerking

6.1. LabelFlow verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan verwerking plaatsvinden op basis van:

• uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld voor het leveren van de Applicatie, accountbeheer, support en facturatie;
• wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor fiscale administratie en bewaarplichten;
• gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor beveiliging, fraudepreventie, verbetering van de Dienst, zakelijke communicatie en analyse van gebruik;
• toestemming, bijvoorbeeld wanneer toestemming vereist is voor bepaalde cookies, tracking of specifieke vormen van communicatie.

6.2. Wanneer verwerking plaatsvindt op basis van toestemming, kan deze toestemming te allen tijde worden ingetrokken. Intrekking heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

7. Dossiergegevens en rolverdeling

7.1. Dossiergegevens kunnen informatie bevatten over woningen, adressen, foto’s, scans, meetgegevens en andere gegevens die relevant zijn voor het energielabelproces.

7.2. Voor zover Dossiergegevens persoonsgegevens bevatten, verwerkt LabelFlow deze gegevens in veel gevallen ten behoeve van de Gebruiker of organisatie. De Gebruiker of organisatie blijft dan verantwoordelijk voor de rechtmatige verwerking van deze persoonsgegevens.

7.3. LabelFlow gebruikt Dossiergegevens niet voor andere doeleinden dan het leveren, beveiligen, ondersteunen en verbeteren van de Dienst, tenzij daarvoor een afzonderlijke grondslag bestaat of de gegevens zijn geanonimiseerd of geaggregeerd.

7.4. De Gebruiker garandeert dat hij bevoegd is om de betreffende Dossiergegevens, waaronder eventuele persoonsgegevens, via de Applicatie te verwerken.

8. Met wie delen wij persoonsgegevens?

8.1. LabelFlow verkoopt persoonsgegevens nooit aan derden.

8.2. Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen binnen LabelFlow voor zover dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.

8.3. LabelFlow kan persoonsgegevens delen met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners die nodig zijn voor het leveren van de Dienst, zoals hostingproviders, cloudopslagdiensten, betaaldienstverleners, authenticatiediensten, e-maildiensten, supporttools, administratie- en boekhoudsystemen en technische ontwikkelpartners. Op dit moment zijn dat onder meer:

• Supabase (database, inloggen en bestandsopslag; e-mails voor inloggen en wachtwoordherstel worden verstuurd door deze authenticatiedienst; de database en de bestandsopslag staan in Frankfurt, Duitsland);
• Vercel (hosting van de website en de Applicatie; de servers die verzoeken aan de Applicatie verwerken, staan op dit moment in de Verenigde Staten, zie artikel 13);
• Resend (versturen van e-mails, zoals service- en hulpmails; Resend slaat verzonden e-mails op in de Verenigde Staten, zie artikel 13);
• Mollie B.V. (betalingen en incassomandaten, voor zover betalen via LabelFlow actief is; Mollie verwerkt gegevens in de EU);
• PDOK / Kadaster en 3DBAG (openbare adres-, BAG- en gebouwgegevens; voor de adreszoeker en BAG-uitlezing sturen wij je zoekopdracht of het gekozen adres naar deze diensten);
• Google (lettertypen op sommige websitepagina’s; daarbij ontvangt Google technisch je IP-adres). Google Analytics staat op dit moment uit.

8.4. Wanneer deze partijen persoonsgegevens verwerken namens LabelFlow, maakt LabelFlow passende afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking van persoonsgegevens.

8.5. LabelFlow kan persoonsgegevens delen met overheidsinstanties, toezichthouders, rechterlijke instanties of andere derden indien dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is ter bescherming van rechten, veiligheid of belangen van LabelFlow, Gebruikers of derden.

9. Betalingen

9.1. Betalingen kunnen worden verwerkt via een externe betaaldienstverlener, zoals Mollie B.V.

9.2. LabelFlow verwerkt betaalgegevens voor facturatie, incasso, betalingscontrole, administratie en ondersteuning. Als je automatische incasso instelt, verwerken wij je IBAN, de naam van de rekeninghouder, het mandaat en je factuurgegevens (zoals KvK-nummer, factuuradres en factuur-e-mailadres). Gegevens die nodig zijn voor het mandaat en de betaling worden met Mollie gedeeld.

9.3. LabelFlow bewaart geen volledige betaalkaartgegevens. Gegevens die nodig zijn voor betaalverwerking, mandaten en betaalstatussen worden verwerkt voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en wettelijke administratie.

10. Cookies, analytics en websitegebruik

10.1. LabelFlow gebruikt cookies of vergelijkbare technieken die nodig zijn om de website en Applicatie goed te laten functioneren en te beveiligen, zoals het onthouden dat je bent ingelogd.

10.1a. Op de website gebruiken wij op dit moment geen analytische cookies of trackingcookies; Google Analytics staat uit. Willen wij dat later weer gebruiken, dan vragen wij daar vooraf toestemming voor waar dat wettelijk verplicht is en passen wij deze privacyverklaring aan.

10.2. Voor cookies of tracking waarvoor toestemming vereist is, vraagt LabelFlow vooraf toestemming voor zover wettelijk verplicht.

10.3. Voor analyse en verbetering van de Dienst kijkt LabelFlow vooral naar gegevens in onze eigen systemen, zoals het aantal aangemaakte en geëxporteerde Dossiers. Waar dat kan, gebruiken wij daarvoor geaggregeerde gegevens.

11. Bewaartermijnen

11.1. LabelFlow bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor het afhandelen van geschillen, administratie of beveiliging.

11.2. Accountgegevens worden in beginsel bewaard zolang het account actief is of zolang dit nodig is voor dienstverlening, administratie en eventuele juridische verplichtingen.

11.2a. Je kunt je account zelf verwijderen in de Applicatie. Dan verwijderen wij je profiel, je inlogaccount, je sessies, je Dossiers en de bijbehorende scans en foto’s. Wat wij bewaren omdat de wet dat vraagt: facturen (ook de factuur-pdf’s), factuurregels, betalingen (met het betaalkenmerk van Mollie) en de registratie van afgerekende Dossiers, gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn van in de regel zeven jaar. Van zo’n bewaard Dossier houden wij het adres van de woning en de gebouwgegevens als omschrijving van de geleverde dienst. Wij halen de koppeling met jouw account weg, vervangen de titel door “Dossier (account verwijderd)”, verwijderen scans en foto’s en wissen het IP-adres en de apparaatgegevens bij de exportregistraties. Ben je de enige gebruiker van je organisatie, dan vervangen wij de bedrijfsnaam door “Verwijderd account” en het KvK-nummer door een intern nummer, wissen wij de factuurgegevens van de organisatie (factuuradres, telefoonnummer, IBAN, naam van de rekeninghouder) en het factuur-e-mailadres, en halen wij de klant- en mandaatkoppeling met Mollie weg. Dit is pseudonimiseren, geen anonimiseren: via de bewaarde facturen en betalingen blijft je organisatie herleidbaar. Heeft je organisatie meer gebruikers, dan blijven de organisatiegegevens staan. Onze inlogdienst bewaart daarnaast een registratie van inlog- en accountgebeurtenissen met je e-mailadres; die wordt bij het verwijderen van je account nu niet automatisch gewist (zie artikel 11.6).

11.2b. Verwijder je één Dossier in de Applicatie, dan markeren wij het Dossier eerst als verwijderd. Vanaf dat moment staat het niet meer in je dossieroverzicht in de Applicatie en de app en kun je het in de Applicatie niet meer openen; open je het via een eerder bewaarde link, dan zie je alleen de melding dat het Dossier wordt of is verwijderd. Daarna verwijderen wij de scans van dat Dossier en de foto’s in de fotomap van dat Dossier waar het Dossier naar verwijst. Pas als dat gelukt is, wissen wij de verwijzingen naar die bestanden. Lukt het verwijderen van de bestanden niet, dan blijft het Dossier gemarkeerd als “verwijderen bezig”; wij proberen openstaande verwijderingen automatisch elk uur opnieuw af te ronden. Het Dossier zelf blijft als verwijderd gemarkeerd in onze database staan, met onder meer het adres, zodat administratie en afrekening kloppen; het verdwijnt bij het verwijderen van je account volgens artikel 11.2a. Exportregistraties bij het Dossier (datum, soort export, IP-adres en apparaatgegevens) blijven tot dat moment ook bewaard. Uitzonderingen: een foto waar een ander Dossier nog naar verwijst, blijft bewaard zolang dat andere Dossier ernaar verwijst. Een fotoverwijzing die niet naar de fotomap van dat Dossier in onze opslag wijst, verwijderen wij niet automatisch; de Applicatie en de app maken zulke verwijzingen niet aan, en bij een controle op 25 oktober 2026 kwamen ze niet voor. Bestanden in de fotomap waar het Dossier niet (meer) naar verwijst, verwijderen wij ook niet automatisch. Wil je dat wij zulke bestanden nagaan en verwijderen, neem dan contact op via info@labelflow.nl.

11.2c. Bestanden van Dossiers die al vóór deze versie zijn verwijderd, kunnen nog in de opslag staan. Wil je dat wij dat voor jouw account nagaan en waar mogelijk verwijderen, neem dan contact op via info@labelflow.nl.

11.3. Facturatie- en administratiegegevens worden bewaard gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn.

11.4. Dossiergegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor het leveren van de Dienst, de overeenkomst met de Gebruiker of organisatie, ondersteuning, beveiliging en eventuele overeengekomen bewaartermijnen.

11.5. Gegevens uit demo-aanvragen en contactformulieren worden bewaard zolang nodig is voor opvolging, relatiebeheer en commerciële communicatie, tenzij eerder om verwijdering wordt verzocht of een langere bewaartermijn noodzakelijk is.

11.6. Loggegevens. Wij onderscheiden de logs van onze dienstverleners en onze eigen registraties.

• Vercel bewaart de serverlogs van de Applicatie (verzoeken aan onze servers, foutmeldingen en de zoekopdrachten in de adreszoeker) 1 dag.
• Supabase bewaart de logs van de database, de opslag en het inloggen (verzoeken, IP-adres, tijdstip) 7 dagen.
• Resend bewaart verzonden e-mails en de bijbehorende verzendlogs 30 dagen.
• Back-ups van de database worden 7 dagen bewaard; gegevens die je verwijdert, kunnen zo lang nog in een back-up staan.

Onze eigen registraties: bij elke export of download van een Dossier registreren wij de datum, de soort export, de bestandsgrootte, je IP-adres en de apparaatgegevens (user-agent). Die registratie bewaren wij zolang het Dossier bestaat; bij het verwijderen van je account vervalt zij of wissen wij IP-adres en apparaatgegevens (artikel 11.2a). Onze inlogdienst registreert inlog- en accountgebeurtenissen (tijdstip, soort gebeurtenis, e-mailadres) in onze database; daarvoor geldt op dit moment geen automatische verwijdertermijn. Wij bewaren je zoekgeschiedenis niet in je account.

12. Beveiliging

12.1. LabelFlow neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.

12.2. Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit beveiligde verbindingen, toegangsbeheer, autorisaties, logging, monitoring, back-ups, versleuteling waar passend en beperking van toegang tot geautoriseerde personen.

12.3. Ondanks deze maatregelen kan LabelFlow niet garanderen dat beveiliging absoluut is. De Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik van accounts, wachtwoorden, apparaten en toegangsrechten binnen de eigen organisatie.

12.4. Foto’s die je aan een Dossier toevoegt, worden op dit moment opgeslagen op een webadres dat niet aan een login is gekoppeld. LabelFlow publiceert die adressen niet, maar wie het volledige adres van een foto heeft, kan die foto openen, ook zonder account. Dat risico is met deze maatregel niet weggenomen. Deel daarom geen links naar foto’s en voeg geen foto’s toe met meer persoonsgegevens dan nodig is, zoals personen of documenten.

13. Internationale doorgifte

13.1. LabelFlow streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk te verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Onze database en bestandsopslag (Supabase) staan in Frankfurt, Duitsland. Mollie verwerkt betaalgegevens in de EU. Buiten de EER worden gegevens verwerkt door:

• Vercel: de servers die verzoeken aan de Applicatie verwerken, staan op dit moment in de Verenigde Staten (Washington D.C.). Gegevens die je in de Applicatie invoert of opvraagt, gaan daardoor via die servers.
• Resend: verzonden e-mails en verzendlogs worden opgeslagen in de Verenigde Staten.
• Google: lettertypen op sommige websitepagina’s; daarbij ontvangt Google je IP-adres, mogelijk buiten de EER.

13.2. Voor deze doorgifte gelden de volgende waarborgen: Vercel en Resend zijn gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework, en daarnaast hebben zij de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in hun verwerkersovereenkomst opgenomen. Voor Google gelden het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen van Google.

14. Rechten van betrokkenen

14.1. Betrokkenen hebben, voor zover van toepassing onder de AVG, de volgende rechten:

• recht op inzage in persoonsgegevens;
• recht op correctie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
• recht op verwijdering van persoonsgegevens;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens;
• recht van bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• recht om toestemming in te trekken wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.

14.2. Je kunt je account zelf verwijderen in de Applicatie (zie artikel 11.2a). Een ander verzoek kan worden ingediend via info@labelflow.nl. LabelFlow kan vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te controleren.

14.3. Wanneer LabelFlow persoonsgegevens verwerkt als verwerker namens een Gebruiker of organisatie, kan LabelFlow het verzoek doorverwijzen naar de betreffende Gebruiker of organisatie, omdat deze partij verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek.

15. Klachten

15.1. Wie vragen of klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door LabelFlow, kan contact opnemen via info@labelflow.nl.

15.2. Betrokkenen hebben daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthouder.

16. Geen geautomatiseerde besluitvorming

16.1. LabelFlow gebruikt persoonsgegevens niet voor volledig geautomatiseerde besluitvorming waaraan voor betrokkenen rechtsgevolgen zijn verbonden of die hen op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen.

17. Wijzigingen in deze Privacyverklaring

17.1. LabelFlow kan deze Privacyverklaring wijzigen wanneer de Dienst, wetgeving of verwerking van persoonsgegevens verandert.

17.2. De meest recente versie is beschikbaar via de website en/of de Applicatie. Bij wezenlijke wijzigingen zal LabelFlow Gebruikers waar redelijkerwijs mogelijk informeren via de Applicatie, per e-mail of via de website.

17.3. Voortgezet gebruik van de Applicatie na publicatie van een gewijzigde Privacyverklaring betekent dat de Gebruiker kennis heeft kunnen nemen van de gewijzigde verklaring.

18. Contactgegevens

LabelFlow

Gevestigd te Wijdewormer

KvK-nummer: 97065455

E-mail: info@labelflow.nl

Website: https://labelflow.nl

Privacycontact: info@labelflow.nl